REFERANSLARIMIZ

ELEKTROMAK

Elektromak Büro Makineleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. 1972 yılında kurulmuş olup, kuruluşundan bu yana TOSHIBA marka fotokopi makinelerinin, MFP donanımlarının ve faksimile cihazlarının Türkiye'deki tek yetkili distribütörü olarak faaliyet göstermektedir. Firma, kendi birimleri ve yetkili bayileri vasıtası ile ülkemizin her köşesinde ürün pazarlaması ve bu ürünlere ait teknik servis hizmetlerini sunabilme yeteneğine sahiptir.

Kuruluş ve kuruluşa bağlı organizasyonu oluşturan yetkili bayilerinin tüm faaliyetlerine damgasını vuran ve çalışmalarını belirleyen üç temel prensip vardır.

  • Koşulsuz müşteri memnuniyeti ve tatmini
  • Kalite
  • İstikrar

Elektromak sadece güncel teknolojiye sahip, kaliteli, fonksiyonel, estetik ve güvenilir ürünleri müşterilerinin kullanımına sunmakla yetinmeyip, bu ürünler nezdinde üretilen bakım, onarım, tedarik, lojistik ve danışmanlık hizmetlerinin de aynı şekilde çağdaş dünya normları seviyesinde sunulmasına büyük değer ve önem vermektedir

Elektromak yönetimi ERP arayışına 2004 yılında başlamış ve 2006 yılında CPM MASTER ERP programlarına geçmeye karar almıştır. Proje uygulama görevi CPM çözüm ortağı Teknoloji Proda tarafından yürütülmüştür. Tüm iş süreçlerini elektronik ortamda takip etmek üzere başlatılan proje 2 safhaya ayrılmıştır. 1. safhada merkez otomasyonları, 2. safhada bayi otomasyonunun sağlanması hedeflenmiştir.

Temel finans uygulamalarının yanı sıra Elektromak firmasında ihtiyaçlar doğrultusunda, Kotasyon uygulaması sistematik hale getirilmiştir. Elektromak bayilerine yılın çeyrek dönemlerde kotasyon uygulaması yapmaktadır. Kotasyon kapsamında bayilere ürün bazında aylık satış miktarları kotaları konulmaktadır. Kotasyon kapsamında yapılacak alımların Fiyatları, Döviz Kurları ve İndirimleri özel olarak belirlenmekte ve ödeme koşulları kotasyona özel olarak yapılmaktadır. Kotasyon koşullarında yapılan alımlar anlık olarak izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir. Ayrıca kotasyon miktarları aşıldığında özel indirimler ve koşullar devre dışı kalmakta ve normal satış prosedürü işlemektedir.

Elektromak satış müdürü Turgay Topçu Kotasyon uygulaması daha önceleri Excel üzerinde takip edilmeye çalışılıyordu. Bu hem zaman kaybına yol açıyor hem de hatalara neden oluyordu. CPM Master ERP uygulaması ile önemli sorunlarımızdan biri olan kotasyon uygulaması da halledilmiş oldu dedi.

Finans departmanında satış türüne, ödeme şekline göre her müşteri için ayrı cari hesap kartları açılarak tahsilat takip ediliyordu. Yeni uygulama ile her bayinin bir cari hesap kartı olduğu halde alt hesaplar şeklinde Makine, Teknik Servis, Opsiyonel, KDV, Rezerve, Protesto ayrıntılı şekilde takip edilebilmektedir. Kotasyon kapsamında yapılacak satışlar için Rezerve Hesabı' na çekler önceden alınmakta ve satışlar gerçekleştikçe, Rezerve Hesap' tan işlem yapılan hesaplara aktarılmaktadır. KDV hesabı ayrıca takip edilebilmektedir. KDV tahsil seçenekleri ile istenirse faturanın vade tarihinde, taksitin vade tarihinde veya ilk KDV döneminde her bayinin bir cari hesap kartı olduğu halde alt hesaplar şeklinde Makine, Teknik Servis, Opsiyonel, KDV, Rezerve, Protesto ayrıntılı şekilde takip edilebilmektedir. KDV hesabı ayrıca takip edilebilmektedir. KDV tahsil seçenekleri ile istenirse faturanın vade tarihinde, taksitin vade tarihinde veya ilk KDV döneminde ödenecek şekilde seçilebilmektedir. Protesto hesabında ise bayinin karşılıksız çıkan çekleri ve protesto edilen senetlerinin bakiyesi detayları ile takip edilebilmektedir.

Finans Müdürü Asım Eski Biz bugüne kadar bu işleri nasıl hallediyormuşuz şaşırıyorum. Her hafta en az 1 günümüzü alan çalışma dakikalarda biter hale geldi dedi.

İthalat iş süreçleri elden geçirilerek tüm süreç otomasyona dahil edildi. TOSHIBA firmasından yapılan ithalatlar iki şekilde olabilmektedir. Doğrudan İthalat ile gelen malzemeler gümrükten doğrudan Elektromak firmasının deposuna fiili ithalatı yapılarak millileşmekte ve ithalat süreci sona ermektedir. Diğer şekli ise öncelikle malzemeler gümrüğe girmekte ve daha sonra fiktif depoda bekletilmektedir. Malzemeler daha sonra, ihtiyaç duyuldukça çekilerek Elektromak stoklarına geçmektedir. Her iki uygulama da başarı ile uygulamaya alınarak, anlık olarak ithalatın durumu Sipariş - Yolda - Gümrükte - Fiktifte - Depoda şeklinde takip edilebilir hale gelmiştir. Fiktif depo ve doğrudan ithalat işlemlerinin maliyetleri detaylı ithalat ek maliyetleri ile görülebilir hale gelmiştir. Her iki koşuldaki muhasebe, maliyet, cari hesap kayıtları kur farkları dahil otomatik olarak dosya ve ürün bazında oluşturulmaktadır.

Bir aşama daha ileri gidilerek Toshiba OPASE uygulaması sistme dahil edildi. Ana firma olan TOSHIBA tarafından Excel üzerinde takibi yapılan OPASE (Order - Purchase - Arrival - Sales - Estimation) tablosu Elektromak firmasında, CPM MASTER üzerinden alınabilir hale gelmiştir. Tablonun hazırlanması için ek bir bilgi girişi veya hazırlık yapılmasına gerek kalmaksızın normal ithalat süreci kayıtlarının girilmesi yeterli olmaktadır.

1. Fazın tamamlanması ardından 2. Faz olan B2B uygulaması çalışmalarına başlandı. Çalışma Elektromak bilgi işlem departmanı ile ortak bir çalışma olarak gerçekleştirildi.

Elektromak firmasında CPM MASTER üzerinde çalışan B2B uygulaması 2009 başında canlı kullanıma alındı. Elektromak Bilgi İşlem departmanı tarafından Teknoloji Proda' nın katkılarıyla gerçekleşen proje Elektromak bayilerinin sipariş verebildiği, açık siparişlerini ve eski siparişlerini takip edebildiği, cari hesap bakiyelerini görebildiği, stok yeterliliğinin izlenebildiği bir platformu .NET teknolojisi ile internet üzerinden sunmaktadır. B2B uygulamasında ayrıca bayiler satış bildiriminde bulunabilmekte ve sahadaki makinelerinin(MIF - Machine In the Field) bilgilerini girebilmektedir.

Elektromak firmasının bayileri ve müşterileri için ayrı fiyat listeleri oluşturularak satış sürecinin B2B uygulaması da dahil iki ayrı kanaldan yürütülebilmesi kolaylaştırılmıştır. Bayiler için ayrı iskonto listeleri ile Kotasyon uygulaması sistem üzerinden başarılı bir şekilde uygulanabilir hale getirilmiştir. Bayiler Kotasyon kapsamında yapılan satışlarından gerekli indirimleri sistemden otomatik olarak alır hale gelmiştir. Bayilerin satışlarında promosyon uygulaması devreye alınarak satışlardan elde ettikleri promosyonlar satış esnasında bayilere uygulanabilir hale getirilmiştir. Her bayinin cari hesabı altında alt hesaplar şeklinde Makine - Teknik Servis - Opsiyonel - KDV - Rezerve ve Protesto hesapları tutabilmesi sağlanmıştır.